Weg met het beoordelingsgesprek?

Steeds meer bedrijven zijn de afgelopen jaren tot de conclusie gekomen dat het traditionele, verplichte beoordelingsgesprek een tijdrovend, energieverspillend, en eerder negatief dan positief proces is. Zo wordt er nog te veel nadruk gelegd op verbeterpunten en de zwakke punten en op recente gebeurtenissen.

Uit onderzoek blijkt bovendien dat het verre van objectief is en meestal niet tot de gewenste uitkomsten, tot prestatieverbeteringen leidt. Het zou zelfs eerder tot frustratie en demotivatie leiden. En de relatie tussen leidinggevende en medewerker verbetert er ook niet op. Het draagt te weinig bij aan de doelen, het succes van de organisatie en al helemaal bitter weinig aan de ontwikkeling, prestaties, positieve energie en betrokkenheid van medewerkers. Het traditionele beoordelingsgesprek is gelukkig op zijn retour en dat werd de hoogste tijd.

Negatief

Beoordelingsgesprekken zijn zelden objectief, fair, positief en constructief. Het verbetert de prestaties, motivatie en betrokkenheid van individuen en teams niet. Het werkt niet stimulerend voor employee engagement, vertrouwen, enthousiasme, samenwerking, zeggenschap en ontwikkeling. Het versterkt de relatie tussen medewerkers en leidinggevenden niet.

Beoordelingen zijn zelden echt objectief, in zijn boek Get Rid of the Performance Review’ noemt Culbert het beoordelingsgesprek zelfs destructief, frauduleus; ’het zijn veroordelingsgesprekken, op een negatieve manier ingestoken, waarbij medewerkers vooral aan moeten horen wat er allemaal fout is gegaan’.

Culbert constateert dat deze gesprekken eerder een belemmering zijn voor persoonlijke en professionele groei dan een stimulans. Besteed dus meer aandacht aan persoonlijke en professionele groei, aan individuele unieke kwaliteiten en hoe deze optimaal ingezet kunnen worden.

Ook volgens Dr. Kilian Wawoe werken beoordelings- en functioneringsgesprekken niet en is het beter een positieve benadering te hanteren. “Benadruk het positieve en onderzoek hoe iemand daarop nog beter kan worden. Ga uit van de talenten van mensen en laat waar mogelijk werkzaamheden daarop aansluiten.”

Feedback

Binnen de meeste organisaties wordt nog te weinig feedback gegeven. En het is nogal vreemd dat dit nu meestal formeel en maar een keer per jaar gebeurt, terwijl het een continue proces zou moeten zijn gedurende het gehele jaar door. En in plaats van feedback noemen sommige deskundigen en organisaties die met modern performance management aan de slag zijn gegaan het ook liever ´het goede gesprek´ of iets dergelijks in plaats van feedback. Waar ook meer de nadruk op moet komen is feed forward, meer toekomstgerichte (ontwikkelings)gesprekken.

Koppelen van doelstellingen aan talenten van medewerkers

Er moet meer focus komen op het koppelen van doelstellingen aan het talent van medewerkers, waardoor medewerkers zich ook meer verantwoordelijk en betrokken voelen bij de doelstellingen. De trend is dat organisaties steeds platter worden, managementlagen verdwijnen. Van medewerkers wordt meer zelfsturing en persoonlijk leiderschap verwacht. Daarbij moeten mensen meer autonomie en vertrouwen krijgen, de eigen regie kunnen en mogen nemen en vanuit hun sterke punten kunnen werken. Het traditionele beoordelingsgesprek past daar niet meer bij.

Focus op ontwikkeling

Formulieren invullen, afvinkwerkjes en toneelstukjes opvoeren en opgelucht ademhalen wanneer het hele proces weer over is, moet plaats maken voor een persoonlijk, effectief, goed (ontwikkel & resultaat)gesprek. Een dialoog waarin wederzijds vertrouwen en betrokkenheid centraal staan, in plaats van een monoloog vanuit het gezag en de macht van de leidinggevende met als conclusie een vinkje, een rapportcijfer. Medewerkers groeien het meest daar waar hun kracht ligt en performance management is een uitermate geschikt instrument om daarop te focussen.

Antoon Vugts, directeur human resource aan de Universiteit Maastricht (stond in 2016 bovenaan in de HR Top 100): “Functioneringsgesprekken zijn vaak een moetje. Leidinggevenden zetten vinkjes op een door de afdeling HR gemaakt formulier. Soms is het gespreksverslag al af voor het gesprek. Dat is toch de dood in de pot?” https://www.trouw.nl/nieuws/schaf-af-dat-functioneringsgesprek-doek-de-hele-hr-afdeling-op~b3bc6727/

Er is gelukkig sinds een aantal jaren een kanteling te zien in het bedrijfsleven, bedrijven als Deloitte, GE, Accenture, Adobe, Achmea, Eneco, Randstad, ING, Rabobank en Microsoft, hebben al afscheid genomen van traditionele beoordelingsmethoden en ranking, en richten zich nu op een nieuwe innovatieve benadering.

Focus op kracht

Uit grootschalig onderzoek blijkt dat een focus van leidinggevenden op de sterke punten van medewerkers een sterk positieve invloed heeft op de prestaties. Terwijl wanneer de leidinggevenden zich op zwaktes / verbeterpunten focussen, de prestaties significant afnemen. Focus tijdens gesprekken dus vooral op de sterke kwaliteiten maar wel met de kanttekening: gebruik geen populaire sandwich approach!

Too often the face-to-face conversation takes the form of a “feedback sandwich:” compliments, criticism, more niceties. But because there’s no single, clear message this approach demoralizes your stars and falsely encourages your losers. Instead, pick a side. Most people are good solid workers, so for the vast majority, you should concentrate exclusively on things the person has done well, there is valid research that demonstrates that concentrating almost all the attention in a performance appraisal discussion on performance strengths drives high performance. For your marginal workers, however, do not sugarcoat bad news. (source: How to be good at Performance Appraisals by Dick Grote).

Strengths-based development / Sterke punten aanpak

De nieuwe mindset, ‘van klachten naar krachten’, van deficiëntie denken naar een meer positievere benadering; ‘wat gaat goed?’, ‘versterken wat werkt’, de sterke punten aanpak, is gebaseerd op de positieve psychologie en AI (appreciative inquiry / een waarderende benadering). Ontwikkeling is daarbij vooral gericht op het (h)erkennen van sterke kanten en verder ontwikkelen van wat kracht en energie geeft.

Waar liggen je talenten en ontwikkelpunten, wat zijn belemmeringen, wat zijn je doelen, wat wil je bereiken en hoe, wat heb je daarvoor nodig, hoe kunnen de kwaliteiten van verschillende teamleden elkaar aanvullen en versterken? Medewerkers hebben er ook veel behoefte aan om over ontwikkeling en kansen te praten, ze willen weten hoe ze hun talenten in kunnen en moeten zetten.

In plaats van teamleden te dwingen om te werken aan projecten die moeten worden gedaan, werkt het beter om naar de kwaliteiten van je medewerkers te kijken, met hen daarover in gesprek te gaan en op zoek gaan naar een ‘best-fit’. De ontwikkeltools van Strengthscope maken inzichtelijk wat iemands unieke sterke punten zijn en wat eventuele performance risico’s zijn (o.a. ‘strengths in overdrive’), dit biedt een uitstekend startpunt voor het faciliteren van performancegesprekken en ontwikkelprogramma’s. 

The opportunity to do what you do best each day -using our strengths-, is a core predictor of workplace engagement, which in turn is a core predictor of a range of positive business outcomes. (Harter et al, 2002).

Mensen die hun sterke punten kunnen ontwikkelen zijn gelukkiger, creatiever en flexibeler (aanpassingsvermogen), presteren beter en zijn meer betrokken en bevlogen, ze ervaren meer plezier en betekenis in hun werk. Ze hebben bovendien minder stress, hogere energielevels en leren en ontwikkelen zich sneller.

Een voorbeeld van strengths-based vragen die je kunt stellen:

  • Identificeer je top 3 sterke punten
  • Welke punten zijn het belangrijkst voor het bereiken van je doelen?
  • Hoe maak je er nu gebruik van?
  • Hoe zien die punten eruit wanneer ze op hun best zijn?
  • Op welke manieren kun je je sterke punten verbeteren (positieve stretch)
  • Welk sterk punt of combinatie van sterktes is in overdrive? Wat zijn de triggers? Welke stappen kun je zetten om de overdrive te verminderen?
  • Welke beperkende zwakke punten ondermijnen je prestaties? Welke sterke punten helpen je om de zwakke punten te verminderen? Welke andere acties kun je ondernemen?
  • Welke actie zul je in de komende 30 dagen ondernemen? Hoe ziet het resultaat eruit je hierin slaagt?

Peak performance requires more than the right competencies

Een sterk punt is iets anders dan een competentie. Een sterk punt is authentiek, geeft intrinsieke motivatie, energie en stelt in staat tot het doormaken van een steile leercurve.

Het sturen op zwaktes leidt tot afname van medewerkersbetrokkenheid en het heeft een negatief effect op de klanttevredenheid voor de organisaties (Gallup). De Corporate Leadership Council heeft op basis van een onderzoek onder 90.000 medewerkers in 135 organisaties de volgende conclusie getrokken; een focus van leidinggevenden op de sterke punten van hun medewerkers vertoonde een sterke positieve invloed op de prestaties: 36% toename. Wanneer leidinggevenden zich op zwaktes/verbeterpunten richtten namen de prestaties significant af: 27% afname!

Een voorbeeld van een strengths-based organisatie is Facebook; de focus binnen de organisatie ligt op de sterke punten van hun medewerkers en de managers investeren tijd in het ontdekken van mogelijkheden waardoor medewerkers hun sterke punten elke dag kunnen benutten.

En Deloitte bijvoorbeeld heeft het nieuwe Performance Managementsysteem ingericht op basis van de strengths-based aanpak. Zo wees grootschalig onderzoek binnen de organisatie uit dat de best presterende teams bestaan uit mensen die hun strengths iedere dag kunnen benutten (… that the defining characteristic of the very best teams at Deloitte is that they are strengths oriented).

Medewerkers zijn zelf niet zo gewend om de focus te leggen op waar ze goed in zijn, hier aandacht aan besteden resulteert in enthousiasme, energie, betrokkenheid, zelfwaardering en meer waardering voor elkaar. Managers die zich op iemands sterke punten richten ervaren betere prestaties van hun mensen, meer motivatie en positieve energie, wat leidt tot meer inzet, betrokkenheid en de bereidheid ‘to go the extra mile’ voor de organisatie. Mensen willen zich ook graag verbonden voelen met de organisatie waar ze voor werken maar het komt nog te vaak voor dat visie, missie, waarden en doelen van de organisatie niet duidelijk zijn. Door medewerkers hier echt bij te betrekken gaan ze zich meer oprecht medeverantwoordelijk voelen voor de bedrijfsresultaten.

‘Zonder vertrouwen heb je geen open, eerlijke communicatie en geen emotionele betrokkenheid. Dan ben je weer terug bij het industriële model waarbij mensen worden gezien als kostenpost en gemotiveerd worden met een wortel voor hun neus. Medewerkers raken daardoor gefrustreerd.” Stephen Covey

Lees ook > Strengths-based Performance Management – a guest blog from James Brook (our partner in the UK for positive people management development) leadership consultant, organizational psychologist and executive coach & MD of Plexus Leadership (our partner organization in the UK). James has helped leaders in some of the world’s most successful organizations develop their full potential and create thriving, high-performing workplaces. He founded and led several talent and leadership consulting and assessment businesses, including Strengthscope®.

“Steeds meer Nederlandse bedrijven schaffen het traditionele beoordelingsgesprek af. Uit eerder onderzoek van Kilian Wawoe van de Vrije Universiteit Amsterdam blijkt dat de gesprekken veel frustraties bij zowel werknemer als werkgever opleveren. “Het wordt hoog tijd dat we ophouden met die flauwekul.”

Dr. Kilian Wawoe “Beoordelings- en functioneringsgesprekken niet en is het beter een positieve benadering te hanteren. Voer coaching in plaats van beoordelingsgesprekken.” https://www.pwnet.nl/organisatie-strategie/artikel/2020/01/kilian-wawoe-voer-coaching-in-plaats-van-beoordelingsgesprekken-10132371

‘Today’s organizations should closely examine their performance processes and push toward simplification and strengths-based assessment and coaching. The days of traditional appraisals and forced ranking are coming to an end; performance management is now a tool for greater employee engagement’.

http://www2.deloitte.com/gh/en/pages/human-capital/articles/performance-management-redesign-human-capital-trends-2015.html

More organisations are using strengthsbased conversations in performance management and reducing the focus on the annual appraisal. Strengths-based performance management – James Brook

The Effect of Strengths-Based Performance Appraisal on Perceived Supervisor Support and the Motivation to Improve Performance – Marianne van Woerkom & Brigitte Kroon

“Het traditionele beoordelingsgesprek is op zijn retour. Grote bedrijven Eneco, verzekeraar ASR, ING, Randstad en T-Mobile stopten al met de jaarlijkse gesprekken waarbij het functioneren van medewerkers werd besproken.”

Accenture got rid of annual performance reviews and rankings

 “The leader’s role is to free people, not control them –to free their strengths, ideas, energy and value, rather than straigthjacketing them with bureaucracy” Tony Hsieh, Managing Director, Zappos

‘Je moet mensen stimuleren en naar hun sterke kanten kijken. Niet naar de zwakke kanten. Minstens 80 procent van je communicatie als manager moet positief zijn.” Stephen Covey

https://hbr.org/2015/04/reinventing-performance-management

The “Sandwich Approach” Undermines Your Feedback (source: https://hbr.org/2013/04/the-sandwich-approach-undermin)

Accenture CEO explains why he’s overhauling performance reviews

Deloitte The days of traditional appraisals and forced ranking are coming to an end; performance management is now a tool for greater employee engagement. http://www2.deloitte.com/global/en/pages/human-capital/articles/performance-management-redesign-human-capital-trends-2015.html

Google Performance Management at Google http://knowledge.wharton.upenn.edu/article/open-sourcing-googles-hr-secrets/

‘Schaf het beoordelingsgesprek af’ http://www.volkskrant.nl/opinie/schaf-het-beoordelingsgesprek-af~a4151665/

‘At Facebook managers are told performance reviews should be 80% focused on strengths’.   

Get Rid of the Performance Review’ van prof. Samuel A. Culbert



Strengths-based ontwikkeling & leiderschapscoaching voor gedreven leidinggevenden en HR-professionals die het beste uit zichzelf en hun stakeholders willen halen.

Mensen functioneren beter als ze hun sterke punten kunnen gebruiken en als ze zich betrokken voelen bij de organisatie. Om dat te realiseren is mensgericht, positief, modern HR-management en leiderschap nodig.

Ik werk met de kracht van positieve psychologie. Vanuit de positieve psychologie is er meer aandacht voor mensgericht organiseren, voor welzijn, sterke punten van mensen en positief hrm en leiderschap.

Vind je het leuk en interessant om hier meer over te weten en om fijne inspiratie op te doen bezoek dan regelmatig deze page “HR & Leadership Matters”. Hier vind je mijn selectie nieuws, actuele en relevante artikelen en tips op dit gebied. Als je automatisch op de hoogte wilt blijven schrijf je dan hier in, dan ontvang je ook een e-book of whitepaper naar keuze.